Die Verwaltung von Personengruppen wie Künstler/innen, Kurator/innen und Firmenkontakten steht dabei ebenso im Fokus wie die Adresspflege von den verschiedensten Interessensgruppen.
Mit Unterstützung von DeskWare gelang es uns eine ideale Struktur in Form von Kontakttypen und Details zu schaffen.
Kaufmännische Geschäftsführerin -
Kunsthalle Wien
Reibungsloses Zusammenspiel aller Beteiligten
Adressverwaltung von Personengruppen sowie unterschiedlicher Interessensgruppen
Firmenportrait:
Die Kunsthalle Wien ist das größte Ausstellungshaus der Stadt Wien für internationale Gegenwartskunst und Diskurs. Seit ihrer Eröffnung im Jahr 1992 – ursprünglich als Provisorium in Containerform, heute mit den beiden Standorten Museumsquartier und Karlsplatz – präsentiert die Kunsthalle Wien nationale wie internationale zeitgenössische Kunst. Sie ist damit gleichermaßen Ort für das Etablierte wie Verhandlungsstätte gegenwärtiger gesellschaftlicher Themen und zukünftiger Entwicklungen.
Ausgangssituation:
Um auf aktuelle Positionen der Gegenwartskunst und ihren Akteuren reagieren zu können, ist die Nutzung einer einfach zu bedienenden und flexiblen Adressdatenbank unerlässlich. Der Ablauf einer erfolgreichen Ausstellung hängt stark vom reibungslosen Zusammenspiel aller Beteiligten ab.
Die Verwaltung von Personengruppen wie Künstler/innen, Kurator/innen und Firmenkontakten steht dabei ebenso im Fokus wie die Adresspflege von den verschiedensten Interessensgruppen wie Newsletterempfänger/innen, Pressekontakten und Marketingkooperationen.
Im vergangenen Jahr hat sich die Kunsthalle Wien dazu entschlossen das bestehende Adressverwaltungs-Programm durch ein modernes, den Ansprüchen der Kunsthalle Wien entsprechendes Programm, zu ersetzen.
Lösung und Vorteile:
Nach einer längeren Evaluierungsphase verschiedener CRM Software-Lösungen fiel die Entscheidung für DW.address von DeskWare. DeskWare bestach durch seine flexible Anpassbarkeit und dem modularen Aufbau. Die Datenbank ermöglicht eine effiziente Adress- und Kontaktpflege und ist im Vergleich zu anderen Softwareprodukten relativ kostengünstig.
Ein weiterer Pluspunkt war die Bereitschaft von DeskWare ihre Software auf die Bedürfnisse der Kunsthalle Wien anzupassen. So wurde von DeskWare eine Erweiterung zur komfortableren Nutzung der Adressdaten im Portal neu programmiert. Darüber hinaus unterstützten sie die Kunsthalle Wien bei der Übernahme der bereits vorhandenen 19.000 Datensätze.
"Die anfänglichen Probleme einiger Mitarbeiter/innen mit der Bedienungsoberfläche konnten mithilfe der Tutorials und dem stets erreichbaren Support schnell behoben werden." sagte Herr Herberg.
Das Adressmanagement ist mit dem Projektmanagement für die schnelle und komfortable Zuordnung verknüpft.
Einfache Suche
Im Modul DW.address kann aus der Adressstruktur im Kontextmenü die Suche geöffnet werden, um nach Adressordnern, Firmen, Kontaktgruppen, sowie Personen zu suchen. Für diese Zwecke wird ein seperater Dialog geöffnet. Aus der Trefferliste heraus kann man direkt weitere Bearbeitungen vornehmen.
Zentrale Ablage
Sie können Personen bzw. Firmen jegliche Kommunikation via E-Mails, Telephonie oder Internet zuordnen. Alle zugehörigen Dokumente, Bilder, Notizen sind entsprechend jederzeit aufrufbar.
TAPI Telefonanbindung
Die Lösung bietet eine integrierte TAPI Telefonanbindung und eine automatisierte Synchronisation von Kontaktgruppen mit MS-Outlook. DW.address kann „stand-alone“ als „CRM Adressmanager“ oder in Verbindung mit weiteren DeskWare Modulen verwendet werden.