Adressen
Mit Unterstützung von DeskWare gelang es uns eine ideale Struktur in Form von Kontakttypen und Details zu schaffen. Kaufmännische Geschäftsführerin - Kunsthalle Wien

Reibungsloses Zusammenspiel aller Beteiligten

Adressverwaltung von Personengruppen sowie unterschiedlicher Interessensgruppen

Firmenportrait:

 

Die Kunsthalle Wien ist das größte Ausstellungshaus der Stadt Wien für internationale Gegenwartskunst und Diskurs. Seit ihrer Eröffnung im Jahr 1992 – ursprünglich als Provisorium in Containerform, heute mit den beiden Standorten Museumsquartier und Karlsplatz – präsentiert die Kunsthalle Wien nationale wie internationale zeitgenössische Kunst. Sie ist damit gleichermaßen Ort für das Etablierte wie Verhandlungsstätte gegenwärtiger gesellschaftlicher Themen und zukünftiger Entwicklungen.

 

Ausgangssituation:

 

Um auf aktuelle Positionen der Gegenwartskunst und ihren Akteuren reagieren zu können, ist die Nutzung einer einfach zu bedienenden und flexiblen Adressdatenbank unerlässlich. Der Ablauf einer erfolgreichen Ausstellung hängt stark vom reibungslosen Zusammenspiel aller Beteiligten ab.

 

Die Verwaltung von Personengruppen wie Künstler/innen, Kurator/innen und Firmenkontakten steht dabei ebenso im Fokus wie die Adresspflege von den verschiedensten Interessensgruppen wie Newsletterempfänger/innen, Pressekontakten und Marketingkooperationen.

 

Im vergangenen Jahr hat sich die Kunsthalle Wien dazu entschlossen das bestehende Adressverwaltungs-Programm durch ein modernes, den Ansprüchen der Kunsthalle Wien entsprechendes Programm, zu ersetzen.

 

 

Lösung und Vorteile:

 

Nach einer längeren Evaluierungsphase verschiedener CRM Software-Lösungen fiel die Entscheidung für DW.address von DeskWare. DeskWare bestach durch seine flexible Anpassbarkeit und dem modularen Aufbau. Die Datenbank ermöglicht eine effiziente Adress- und Kontaktpflege und ist im Vergleich zu anderen Softwareprodukten relativ kostengünstig.

 

Ein weiterer Pluspunkt war die Bereitschaft von DeskWare ihre Software auf die Bedürfnisse der Kunsthalle Wien anzupassen. So wurde von DeskWare eine Erweiterung zur komfortableren Nutzung der Adressdaten im Portal neu programmiert. Darüber hinaus unterstützten sie die Kunsthalle Wien bei der Übernahme der bereits vorhandenen 19.000 Datensätze.

 

"Die anfänglichen Probleme einiger Mitarbeiter/innen mit der Bedienungsoberfläche konnten mithilfe der Tutorials und dem stets erreichbaren Support schnell behoben werden." sagte Herr Herberg.

Das Adressmanagement ist mit dem Projektmanagement für die schnelle und komfortable Zuordnung verknüpft.

Vorteile DW.address in der Adressverwaltung bei Kunstausstellungen

Vorteile

  • schneller Einstieg und einfache Benutzeroberfläche
  • effiziente Adress- und Kontaktpflege
  • Listen und Auswertungen
  • Flexibel und modular erweiterbar
  • Bidirektionale Anbindung an Microsoft Office
  • Sicher und verlässlich
  • vielfältige Importmöglichkeiten
  • 100% Unterstützung durch Support und vielen Tutorials

Hierarchische Adressverwaltung

Die Verwaltung von Personengruppen wie Künstler/innen, Kurator/innen und Firmenkontakten sowie die Adresspflege von den verschiedensten Interessensgruppen wie Newsletterempfänger/innen, Pressekontakten und Marketingkooperationen können effektiv verwaltet werden.

Zudem ist die weitere Kommunikation per TAPI Telefonie, Serienmails, Newsletter, Kampagnen ein Einfaches.

Intuitive Nutzerführung

Die Menüführung ist intuitiv bedienbar und durch eine individuelle Gestaltung der Startseite dem eigenen Arbeitsalltag angepasst.

Die Bedienung ist direkt und einfach, da sie Explorer-orientiert ist. Die übliche Struktur des eigenen PCs kann hier einfach übertragen werden und bekommt "in-place" jederzeit die gewünschten Informationen.

Flexibel und modular erweiterbar

DeskWare ermöglicht es mit individuellen Anpassungen, alte Strukturen und Hierarchien zu übernehmen oder komplett neue Systeme aufzusetzen.

So werden vorhandene Kontakteigenschaften adaptiert und übernommen. Kategorien und Projekte werden zugewiesen. Die dafür notwendigen Module, wie z.B. Projektmanagement DW.project werden je nach Bedarf als weitere Module im Baukasten mit implementiert.

Bidirektionale Anbindung an Microsoft Outlook

Die bidirektionale Anbindung an  MS- Outlook bietet eine komfortable Arbeitsweise und schafft zugleich Struktur in ihren Adressen.

So werden versendete E-Mails direkt internen Personen und Objekten zugeordnet.

Per Drag & Drop können Kontakt und Firmen schnelle aús Outlook erzeugt werden.

Eine Dublettenprüfung folgt im Anschluss automatisch. So werden die Adressen immer auf den aktuellsten Stand gehalten.

Import von Adressen

Das Modul DW.address stellt eine frei definierbare Importstruktur zur Verfügung.  vollautomatisiertem Import von Adressen, Adressgruppen, QuickViews, …, (mit Webservice)


Info wird automatisch an Verantwortlichen versendet, wenn etwas neues importiert wurde Notiz  Links mit Import  in Dokumentenstore eingebettet werden.

Vorteile
Adressgruppen
Einfache Benutzeroberfläche
Modulare Erweiterung
MS Outlook
Import - Schnittstelle
Einfache Suche

Im Modul DW.address kann aus der Adressstruktur im Kontextmenü die Suche geöffnet werden, um nach Adressordnern, Firmen, Kontaktgruppen, sowie Personen zu suchen. Für diese Zwecke wird ein seperater Dialog geöffnet. Aus der Trefferliste heraus kann man direkt weitere Bearbeitungen vornehmen. 

Zentrale Ablage

Sie können Personen bzw. Firmen jegliche Kommunikation via E-Mails, Telephonie oder Internet zuordnen. Alle zugehörigen Dokumente, Bilder, Notizen sind entsprechend jederzeit aufrufbar.

TAPI Telefonanbindung

Die Lösung bietet eine integrierte TAPI Telefonanbindung und eine automatisierte Synchronisation von Kontaktgruppen mit MS-Outlook. DW.address kann „stand-alone“ als „CRM Adressmanager“ oder in Verbindung mit weiteren DeskWare Modulen verwendet werden.